Puis-je coller mes documents dans un chatbot grand public ?

La fiche France Num conçue avec la CNIL déconseille d'y introduire des données confidentielles, personnelles ou stratégiques, car ce qui est saisi peut servir à l'entraînement.

Un chatbot généraliste peut-il suffire ?

Pour rédiger, reformuler ou résumer un texte non confidentiel, souvent oui. Pour répondre selon vos procédures et vos tarifs, non : il ne les connaît pas.

Chatbot généraliste ou assistant IA d'entreprise ?

Un chatbot généraliste répond avec ce qu'il a appris pendant son entraînement sur de grandes quantités de textes publics : il ne connaît ni vos procédures, ni vos tarifs, ni vos contrats. Un assistant d'entreprise est relié à vos documents, répond à partir d'eux, peut citer sa source et respecte des droits d'accès. Le premier aide à écrire ; le second aide à trouver la bonne réponse chez vous.

Pourquoi un outil généraliste ne connaît pas votre entreprise

Le guide de la Direction générale des entreprises (DGE) publié en novembre 2024 l'explique : les grands modèles de langage sont entraînés sur des textes généralistes. Ils ne sont pas informés du contexte de votre entreprise, et leurs connaissances sont figées au moment de l'entraînement. Pour qu'ils répondent sur vos sujets, il faut les connecter à vos données.

La fiche France Num conçue avec la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ajoute qu'une intelligence artificielle (IA) générative fournit toujours une réponse, même quand elle ne sait pas, sans prévenir du niveau de fiabilité.

Les différences, point par point

Point	Chatbot généraliste	Assistant d'entreprise
Source des réponses	Connaissances générales apprises	Vos documents, cherchés à chaque question
Mise à jour	Celle du fournisseur	Dès que vous remplacez un document
Citation de la source	Variable, rarement vos documents	Peut indiquer le passage utilisé
Droits d'accès	Aucun lien avec votre organisation	Peut limiter qui interroge quels documents
Ce qui est saisi	Peut servir à l'entraînement dans les outils grand public, selon la fiche France Num	Selon le contrat passé avec le fournisseur, à vérifier
Usage typique	Rédiger, reformuler, résumer	Répondre selon vos règles et vos documents

Le contournement tentant : coller ses documents

Beaucoup de salariés copient un extrait de procédure dans un outil grand public et posent leur question. Trois problèmes :

La confidentialité. La fiche France Num conseille de partager uniquement ce qui peut l'être et de ne pas introduire de données confidentielles, personnelles ou stratégiques.
La version. Chacun colle la version qu'il a sur son poste, pas forcément la bonne.
L'absence de règle commune. Chacun pose la question à sa façon, et personne ne sait ce qui a été répondu.

Quand l'outil généraliste suffit

La CNIL distingue les usages selon leur risque. Un usage de rédaction interne « présentera moins de risques » qu'un système d'aide à la décision tourné vers des clients ou des candidats. Pour des usages non confidentiels, un service grand public peut être envisagé avec des garanties appropriées ; pour des données personnelles ou sensibles, elle juge « généralement plus opportun et plus sécurisé » de privilégier des solutions installées « sur site ».

En pratique :

Généraliste : reformuler un courrier, trouver un titre, résumer un article public.
Assistant d'entreprise : « Quelle garantie s'applique à ce produit ? », « Quelle est notre procédure en cas de réclamation ? », « Que prévoit le contrat de maintenance de ce client ? ».

Ce qu'il faut demander à un fournisseur

Avant de confier vos documents à un assistant d'entreprise, posez au moins ces questions : où sont stockés les documents, sont-ils réutilisés pour entraîner un modèle, qui peut lire les conversations, comment retirer un document, comment l'outil gère les droits d'accès. Les réponses doivent figurer dans le contrat.

Pour voir de quoi est fait un assistant d'entreprise, lisez chatbot sur documents internes. Pour savoir s'il vous serait utile, faites le test en huit questions.