GED et intelligence artificielle : ranger, chercher, demander

Une gestion électronique des documents (GED) range, classe, versionne et protège vos documents ; un assistant d'intelligence artificielle (IA) répond à des questions à partir de ces documents. Les deux ne font pas la même chose et se complètent : la GED garantit qu'on interroge la bonne version, l'assistant rend cette version facile à interroger. Entre les deux, il existe une troisième famille, le moteur de recherche interne.

Trois outils, trois gestes

La GED. Wikipédia la décrit comme un logiciel qui vise à « organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques ». Elle gère les versions de chaque document, les circuits de validation et les droits d'accès. Elle peut intégrer la reconnaissance optique de caractères, qui rend cherchable le texte des documents scannés.

Le moteur de recherche interne. L'Office québécois de la langue française définit la recherche en entreprise comme l'ensemble des opérations qui permettent de chercher des informations dans les différentes sources de données d'une organisation « à partir d'un point d'accès unique ». Selon la documentation d'Elastic, un tel moteur explore les sources, les indexe, et ne montre à chacun que ce que ses droits l'autorisent à voir.

L'assistant sur documents. Il cherche lui aussi dans vos documents, mais au lieu d'afficher une liste de résultats, il rédige une réponse à partir des passages trouvés, comme le décrit le guide de la Direction générale des entreprises (DGE) de novembre 2024.

Pourquoi une GED aide l'assistant

• Une seule version en vigueur. Le guide de la DGE recommande de supprimer les doublons et les documents contradictoires. Une GED le fait par construction, grâce à la gestion des versions.
• Des métadonnées. Date, type de document, service : le guide de la DGE explique que ces informations permettent de cibler la recherche, par exemple sur certaines dates, et de donner plus de détails sur les sources utilisées.
• Des droits déjà définis. Si la GED sait qui peut lire quoi, l'assistant doit respecter les mêmes règles.

Si vous n'avez pas de GED

Pas besoin d'en acheter une pour commencer. Un dossier partagé suffit, à quatre conditions :

1. Un seul emplacement pour les documents de référence.
2. Un nom de fichier qui dit ce que c'est et sa date.
3. Les anciennes versions déplacées dans un dossier d'archives, hors de portée de l'assistant.
4. Une personne qui valide ce qui entre dans le dossier.

Points de vigilance

• Les droits d'accès. Vérifiez que l'assistant applique les mêmes droits que votre GED ou votre dossier partagé. Le guide de la DGE cite la gestion des accès parmi les sujets à discuter avec tout fournisseur.
• Les documents scannés. Sans reconnaissance de caractères, un scan est une image : l'assistant ne peut pas le lire.
• Les tableaux. Le guide de la DGE note que ces outils sont moins performants sur les tableaux que sur le texte.

Pour voir ce que l'assistant fait des documents qu'on lui confie, lisez la base de connaissances d'un assistant. Pour la démarche plus large de partage du savoir, voyez la gestion des connaissances.